ثبت قرارداد اجاره و دریافت کد رهگیری؛ راهنمای موجران و مستأجران

ثبت قرارداد اجاره چه مبنای قانونی دارد؟

ماده ۲ قانون روابط موجر و مستأجر مصوب ۱۳۷۶، در اصلاح انجام‌شده به موجب قانون ساماندهی بازار زمین، مسکن و اجاره‌بها مصوب ۱۴۰۳، مقرر می‌کند که در قراردادهای اجاره، مدت، مبلغ اجاره و مبلغ قرض‌الحسنه تصریح شود و قرارداد در سامانه‌های ثبت الکترونیک اسناد یا ثبت معاملات املاک و مستغلات کشور ثبت شود.

پس از تأیید موجر، مستأجر و دو نفر از افراد مورد اعتماد طرفین به‌عنوان شاهد، شناسه یا کد رهگیری دریافت می‌شود. 

این حکم، ثبت اطلاعات قرارداد را به یکی از مراحل مهم تنظیم اجاره‌نامه تبدیل کرده است.

چه کسانی باید قرارداد اجاره را ثبت کنند؟

این موضوع برای گروه‌های زیر اهمیت دارد:

• مالکان خانه‌هایی که قصد اجاره‌دادن آنها را دارند؛
• مستأجرانی که می‌خواهند خانه‌ای اجاره کنند؛
• افرادی که قرارداد اجاره خود را تمدید می‌کنند؛
• اشخاصی که قصد دارند قرارداد را با اطلاعات دقیق و قابل پیگیری ثبت کنند.

اگر قرارداد شرایط خاصی دارد، مانند اجاره ملک مشاع، نمایندگی از سوی مالک یا اجاره به‌وسیله وکیل، باید اختیار اشخاص و مدارک مربوط نیز بررسی شود.

سامانه خودنویس چیست؟

سامانه خودنویس یکی از مسیرهای الکترونیکی مورد استفاده برای ثبت قراردادهای اجاره است که از سوی وزارت راه و شهرسازی معرفی شده است.

این سامانه به موجران و مستأجران امکان می‌دهد فرایند ثبت قرارداد را به‌صورت غیرحضوری پیگیری کنند.

درگاه سامانه:

سامانه خودنویس وزارت راه و شهرسازی⁠

نکته مهم: قانون، ثبت قرارداد را در سامانه‌های ثبت الکترونیک اسناد یا ثبت معاملات املاک و مستغلات کشور پیش‌بینی کرده است. بنابراین، نباید بدون بررسی شرایط پرونده ادعا کرد که تمام قراردادها فقط از یک مسیر مشخص قابل ثبت هستند. 

مراحل ثبت قرارداد اجاره

مرحله اول: اطلاعات ملک را آماده کنید

پیش از شروع ثبت، مشخصات ملک و اطلاعات مالک را آماده کنید.

نشانی، مشخصات مورد اجاره و اطلاعات مربوط به مالکیت یا اختیار قانونی اجاره‌دادن ملک باید تا حد امکان با مدارک موجود مطابقت داشته باشد.

مرحله دوم: اطلاعات موجر و مستأجر را وارد کنید

مشخصات طرفین را مطابق مدارک هویتی وارد کنید.

اگر یکی از طرفین به نمایندگی از دیگری اقدام می‌کند، باید شرایط و مدارک نمایندگی نیز بررسی شود.

مرحله سوم: مدت و مبلغ قرارداد را مشخص کنید

مدت اجاره، مبلغ اجاره‌بها و مبلغ قرض‌الحسنه یا ودیعه را به‌صورت روشن درج کنید.

بهتر است درباره زمان پرداخت اجاره، زمان تحویل ملک، شرایط تمدید و تعهدات مربوط به قبوض و هزینه‌ها نیز توافق روشنی وجود داشته باشد.

مرحله چهارم: شرایط قرارداد را بررسی کنید

پیش از تأیید نهایی، اطلاعات واردشده را با توافق واقعی طرفین تطبیق دهید.

اگر مبلغ، تاریخ یا مشخصات ملک اشتباه باشد، ممکن است اصلاح قرارداد در آینده دشوار شود.

مرحله پنجم: تأیید طرفین و شهود را انجام دهید

مطابق ماده ۲ اصلاح‌شده قانون روابط موجر و مستأجر، تأیید موجر، مستأجر و دو نفر از افراد مورد اعتماد طرفین به‌عنوان شاهد، در فرایند دریافت شناسه رهگیری پیش‌بینی شده است. 

مراحل دقیق تأیید را مطابق راهنمای سامانه انتخابی انجام دهید.

مرحله ششم: کد رهگیری و نسخه قرارداد را نگه دارید

پس از تکمیل فرایند، کد رهگیری و نسخه قرارداد را ذخیره کنید.

بهتر است هر دو طرف نسخه‌ای از قرارداد و اطلاعات ثبت‌شده داشته باشند تا در صورت بروز اختلاف بتوانند به آن مراجعه کنند.

آیا کد رهگیری جایگزین سند رسمی است؟

کد رهگیری، شناسه مربوط به ثبت قرارداد در سامانه است و نباید آن را با سند رسمی مالکیت یا ثبت رسمی هر نوع معامله یکسان دانست.

اگر موضوع قرارداد یا نوع ملک مشمول الزامات خاص ثبت رسمی باشد، باید مقررات مربوط به همان معامله بررسی شود.

همچنین، ثبت قرارداد اجاره به‌تنهایی به معنای تأیید قطعی مالکیت موجر نیست؛ بنابراین، مستأجر بهتر است پیش از پرداخت مبالغ قابل توجه، هویت و اختیار قانونی شخص اجاره‌دهنده را بررسی کند.

اگر اطلاعات قرارداد اشتباه ثبت شده باشد چه کنیم؟

اگر پس از ثبت متوجه اشتباه در مشخصات ملک، مبلغ اجاره یا اطلاعات طرفین شدید، از امکانات اصلاحی سامانه یا مرجع ثبت‌کننده استفاده کنید.

از تغییر خودسرانه نسخه قرارداد یا اتکا به توافق‌های شفاهی متناقض با اطلاعات ثبت‌شده خودداری کنید.

اگر اصلاح اطلاعات نیازمند تأیید طرف مقابل است، موضوع را به‌صورت مکتوب پیگیری کنید.

نکات مهم

• مدت، مبلغ اجاره و ودیعه را دقیق درج کنید.
• پیش از تأیید نهایی، تمام اطلاعات را بررسی کنید.
• مشخصات مالک و اختیار قانونی او را بررسی کنید.
• کد رهگیری و نسخه قرارداد را نگه دارید.
• برای قراردادهای دارای شرایط خاص، الزامات ثبت رسمی را جداگانه بررسی کنید.
• از واردکردن اطلاعات نادرست یا استفاده از مسیرهای غیررسمی خودداری کنید.

جمع‌بندی

ثبت قرارداد اجاره و دریافت کد رهگیری، به موجر و مستأجر کمک می‌کند اطلاعات اصلی توافق خود را به‌صورت منظم ثبت و نگهداری کنند.

برای کاهش اختلاف‌های احتمالی، بهتر است قرارداد با مشخصات دقیق ملک، مدت اجاره، مبلغ اجاره‌بها و ودیعه تنظیم شود و هر دو طرف پیش از تأیید نهایی، تمام اطلاعات را بررسی کنند